Dataskyddsbeskrivning
Datum: 12.12.2019

Registrets namn
Register över bidragssökande 

Registeransvarig

Nordisk Kulturfond
CVR-nr: 29463379
Ved Stranden 18
DK-1061 København K

Uppgiftsbiträde
Utdelningsstiftelsen för Svenska kulturfonden sr.
Georgsgatan 27
FI-00100 Helsingfors

Utdelningsstiftelsen för Svenska kulturfonden sr. använder följande underleverantörer:
• Amazon Web Services, för utskick av e-post till i ansökningssystemet registrerade användare
• Signicat, för identifiering av personer som anhåller om utbetalning av beviljat bidrag
• Telia Inmics-Nebula Oy, all information i registret lagras på Telia Inmics-Nebula Oy:s servrar

Kontaktuppgifter till dataskyddsansvarig
Søren Staun
Rådgivaer, Dataskyddsansvarig
sorsta@norden.org

Syfte med registret (berättigat intresse)
Behandlingen av data i registret baserar sig på ett berättigat intresse. Personuppgifter behandlas för att verkställa fondens syfte. Sådan data, vars behandling medför specifika risker, såsom personbeteckning och bankkontonummer, behandlas i så begränsad omfattning som möjligt.

Syfte med behandlingen av personuppgifter
Register över bidragsansökande:
- För behandling av ansökningar om bidrag riktade till Nordiska kulturfonden
Register över bidragsmottagare:
- För utbetalning och uppföljning av beviljade bidrag samt för att göra behövliga anmälningar om bidrag till myndigheter.

Register över ansökarrespons som lämnats i samband med ansökningsprocessen:
- För att utveckla ansökningssystemets användarvänlighet och funktionaliteter
- Registret har ingen inverkan på behandlingen av den sökandes ansökningar

Register över bidragsansökande till statistik och analys:
- För att fonden – eller ett analysföretag på fondens vägnar – kan kontakta ansökare för att få återkoppling på fondens arbete.

Registrets informationsinnehåll
I registret bevaras uppgifter om den sökande eller sökandes kontaktperson som i första hand har lämnats av den sökande.
Obligatoriska personuppgifter för inlämning av ansökan:
- uppgifter som identifierar den sökande (t.ex. namn, adress, telefon, e-postadress, personbeteckning, organisationsnummer)
Den sökandes egna uppgifter om sig själv i ansökan, exempelvis:
- matrikel eller meritförteckning
- skol- och studiebetyg
- andra dokument och uppgifter som den sökande har bifogat till stöd för ansökan
- övriga uppgifter som behövs för ansökan
Om den sökande beviljas ett bidrag sparas det dessutom följande uppgifter om den sökande i det elektroniska registret, exempelvis:
- kontonummer
- information gällande rekvisition och om betalningstransaktioner
- information om när beslut fattats
- information om eventuella ändringar gällande bidraget eller återtagande av dessa
- bidragsmottagarens redovisning av bidraget

Personer under 15 år
Personer under 15 år som önskar söka ett bidrag skall först be sina föräldrar/förmyndare att kontakta Nordisk Kulturfonds sekretariat innan de kan söka om stöd.

Hur länge bevaras uppgifterna
Den sökandes ansökningar och uppgifter sparas för evigt. Ansökningsmaterialet, både beviljade ansökningar och ansökningar som fått avslag, har ett stort kulturhistoriskt värde för framtida forskning i Nordiska kulturfondens stödverksamhet och det ger fonden också en möjlighet att utvärdera effekten av samt utveckla bidragsverksamheten.
Nordisk Kulturfond raderar personuppgifter när de inte längre är nödvändiga för behandlingen av en ansökan. Det betyder att de raderas inom 12 månader om en ansökan får avslag. Om en ansökan får bidrag sparas uppgifterna i fem år efter den sista utbetalningen. Detta sker för att uppfylla skyldigheterna enligt bokföringslagen.

Regelmässigt utlämnande av uppgifter
- Ansökningarna behandlas av Nordisk Kulturfonds sekretariat, fondstyrelse samt externa sakkunniga. - Alla personer som har tillgång till uppgifterna är bundna av sekretessplikt
- Personerna som evaluerar ansökningarna har endast begränsad tillgång till de delar av materialet som de behöver se för att kunna genomföra sitt arbetsuppdrag och rättigheten till uppgifterna är tidsbegränsad således att personerna inte längre kan komma åt informationen då deras uppdrag är avslutat.
- Rättigheten att se och uppdatera personuppgifter är begränsad både på personnivå och tidsmässigt genom den registeransvariges interna, centralt administrerade, rättigheter.
- Uppgifter tillhörande beviljade bidrag kan lämnas ut i (avslag publiceras inte):
o Publikationer
o Webbsida
o Sociala medier
- Uppgifter kan vid behov utlämnas till andra fonder och stiftelser för att främja informationsutbyte.
- Nordisk Kulturfond har grundats på basen av ett mellanstatligt avtal. På grund av detta har fonden skyldighet att skicka de beviljade ansökningarna, inklusive bilagorna samt redovisningarna över de beviljade bidragen till Riksarkivet i Danmark.

Flyttning av data till länder utanför Europeiska unionen (EU) eller det Europeiska ekonomiska samarbetsområdet (EES)
- Uppgifter utlämnas inte till länder utanför EU eller Europeiska ekonomiska samarbetsområdet.

Principerna för offentliggörandet av beslut gällande bidrag och av personuppgifter
Den registeransvarige publicerar följande uppgifter om alla bidragsmottagare:
- namn
- ändamålet för vilket bidraget beviljats
- hemort
- storleken på bidraget
- beslutsdatum
- verksamhetsområde
Beslutet att publicera uppgifterna grundar sig på en målsättning att upprätthålla ett offentligt förtroende för bidragssystemet samt för att undvika överlappning vad gäller beviljandet av medel för specifika ändamål.

Den registeransvarige skyddar de sökandes, de sakkunnigas och de personer lämnat rekommendationers integritetsrättigheter och lämnar därmed inte ut utlåtanden som gäller ansökningarna.

Principer för skydd av registret
- I behandlingen av ansökningar och uppgifter ska man se till att de sökandes privatliv inte obehörigt riskeras. Handlingarna behandlas enbart av dem vars uppgifter kräver det. De som behandlar uppgifterna har sekretessplikt.
- Rimbert är ett ansöknings- och behandlingsprogram för bidrag, som upprätthålls, och vars rättigheter, ägs av Utdelningsstiftelsen för Svenska kulturfonden sr. Nordisk Kulturfond har genom avtal rätt att utnyttja programmet. Nyttjanderätten innehåller inte rätten till programmets kod och inte heller rätt att åt tredje part överlåta nyttjandet av programmet. Nyttjanderätten innefattar inte heller rätt att göra ändringar i programmet.
- Ansökningar, uppgifter och ansökningsbilagor ska skyddas från utomstående av Utdelningsstiftelsen för Svenska kulturfonden sr.
- De sökandes förbindelse till webbtjänsten för ansöknings- och behandlingsprogram för bidrag är skyddad genom SSLkryptering som Utdelningsstiftelsen för Svenska kulturfonden sr. svarar för.
- Utdelningsstiftelsen för Svenska kulturfonden sr. har ett avtal med Telia Inmics-Nebula Oy som svarar för tjänsten och registret förvaras i en Nebula Cloud 9-molntjänst vars säkerhet är baserad på industristandarder som PCI-DSS. Administrativ lösenordskyddad åtkomst till registret ges endast åt av Utdelningsstiftelsen för Svenska kulturfonden sr. namngivna personer.

Automatisk bearbetning
Nordisk Kulturfond utnyttjar inte automatiska beslutsprocesser.
 
Rätt till insyn
- Var och en har rätt att kontrollera om de finns i Nordisk Kulturfonds register.
- Var och en har rätt att kontrollera sina egna uppgifter i registret.
- Begäran om att få utlämnat informationen ska göras skriftligt och den ska vara undertecknad av personen som ber att få utlämnat sina uppgifter. Användaren av ansökningssystemet kan också logga in med sitt konto och under ”Personuppgifter” välja att ladda ner all data som sparats i samband med kontot.
- Den registeransvarige har rätt att be den som lämnat begäran om att få kontrollera sina uppgifter om att bestyrka sin identitet.
- Den registeransvarige skyddar de sökandes, de sakkunnigas och personer som lämnat rekommendationers integritetsrättighet och lämnar därmed inte ut utlåtanden som gäller ansökningarna.
- Begäran besvaras inom en månad från att den mottagits.
- Begäran ska adresseras till: 

Nordisk Kulturfond
Dataskyddsansvarig Søren Staun
sorsta@norden.org och kulturfonden@norden.org
Ved Stranden 18
DK-1061 København K

Rätt att kräva rättelse av en uppgift
- en felaktig uppgift i registret ska rättas till på en specificerad begäran av en registrerad
- specificerad begäran ska adresseras till: kulturfonden@norden.org

Rätt att göra invändningar
Den registrerade har rätt att göra invändningar mot att personuppgifter behandlas i samband med en ansökning, men då måste behandlingen av ansökan avbrytas.

Rätt att begära radering
Den registrerade har rätt att begära att personuppgifter raderas om:

- Den registrerade motsätter sig behandlingen och det inte finns något berättigat skäl eller rättslig grund för fortsatt behandling av uppgifterna
- Behandlingen av uppgifter är lagstridigt

Till följd av lagstiftning är Nordiska kulturfonden i många fall skyldig att förvara personuppgifter för att till exempel fullgöra en lagstadgad skyldighet eller hantera rättsliga anspråk.

Rätt till dataportabilitet
Den registrerade har inte rätt att få sina uppgifter överförda till en annan registeransvarig.

Rätt att lämna in ett klagomål
Den registrerade har rätt att lämna in ett klagomål till övervakningsmyndigheten ifall denna anser att behandlingen av personinformationen strider emot EU:s dataskyddsförordning.